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DAY 26
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Build on Google AI

用 Google AI 簡化行政工作流程:一個學校行政人員的 30 天實作紀錄系列 第 26 篇

Day 26:額度是會用完的——怎麼知道還剩多少

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一個很實際的問題

用訂閱制的 AI 工具,很容易遇到這件事:用到一半,它說你的額度用完了。

這時候你才發現三件事:

  1. 你不知道自己用了多少
  2. 你不知道什麼時候會恢復
  3. 你手邊可能還有別的額度沒用,但你想不起來

第三點最浪費。我手邊不只一套工具,而它們的額度各算各的——常常是某一套卡住了,另一套其實還有很多沒用到,我卻想不起來。

額度是「滾動視窗」,不是「每月配額」

先講一個我一開始就搞錯的觀念。

我一開始把額度想成手機的月租費——每個月給你一桶,用完就沒,下個月重新給。

實際上常見的是滾動視窗:系統看的是「過去這段時間內你用了多少」。比如「五小時內」和「一週內」兩個窗口同時在算。

這個差別很重要:

  • 它不會在某個固定日期歸零,而是隨著時間往前推進,舊的用量慢慢滑出視窗
  • 沒用掉不會累積。這週沒用完的額度不會加到下週

所以在這種不累積的額度下,單純為了「留著」而省著用沒有意義——你沒用的額度不是存起來了,是消失了。

想通這件事之後,我的用法改變了:與其省著用怕不夠,不如在它過期之前把該做的事做掉。

那怎麼知道還剩多少

我用的那套 Google 的命令列工具(Antigravity CLI),會把額度狀況存在一個本機的檔案裡——它自己的狀態列就是讀這個檔顯示的。

那個檔案裡有兩種視窗的資料:五小時的、每週的(而且主力模型和另一類模型還各算各的,所以實際上是四組數字)。每一組都有「剩下多少比例」和「什麼時候重置」。

既然它是一個本機檔案,我就可以自己讀——所以我做了一個小面板,把幾套工具的額度並排顯示,一眼看得出現在該用哪一個。

但這裡有一個陷阱

那個檔案只有在工具實際執行的時候才會更新。

意思是:如果我三天沒用它,檔案裡的數字就是三天前的。面板上顯示「還剩 100%」,那不是「現在還剩 100%」,是「三天前還剩 100%」。

這件事我一開始沒注意到,差點做出一個會誤導自己的工具——顯示一個看起來即時、實際上是舊的數字,比不顯示還糟。

所以我在面板上做了兩件事:

  1. 標明那個數字是什麼時候的
  2. 講清楚它為什麼不會即時更新——因為那個工具沒在跑,沒人去更新那個檔案

寧可顯示「這是三天前的數字」,也不要讓人以為那是現在的。

示意圖:agy 額度快取檔在 2026 年 9 月 13 日打開時的內容,主力模型與另一類模型各有 5 小時與每週兩組視窗,每組有剩餘比例與重置時間;檔案最後更新是前一天,其中幾組的重置時間早就過了

同一個問題的通用版:你看到的,不一定是正在跑的

這個經驗後來變成我看任何儀表板的習慣:先問這個數字是什麼時候的。

很多看起來即時的畫面,背後是某個定時更新的檔案或快取(為了快而先存起來的一份舊資料)。如果更新機制停了,畫面不會告訴你——它只會繼續顯示最後一次的數字,看起來一切正常。

這種「安靜的過期」比明顯的錯誤更危險,因為它不會觸發任何警覺。

而同一個毛病還有第二種長相。我改了那個面板的程式之後,發現網頁上顯示的還是舊的內容。

檢查了半天才發現:背景有一個常駐的服務(開機後就一直在背景跑、不會自己結束的程式)在跑,它是幾天前啟動的,用的是舊版程式碼,而且每五分鐘會把資料重新寫一次,把我新產生的結果蓋掉。

我改的是程式碼,但跑著的是舊的那份。

這件事的教訓很簡單,但我自己就忘過:改完程式,要確認「正在跑的那個」也換成新的了。 常駐服務不會自己重新載入。

對日常工作的實際影響

有了額度的能見度之後,我的習慣變成:

一、排得起時間的工作,開工前先看一眼還剩多少。 免得做到一半被卡住。

二、卡住的時候,看看這件事能不能整包丟出去。 這正是 Day 20 講的委派——那份判準本來就是為了「這件事該自己做還是交出去」而寫的,額度只是其中一個考量。

三、有適合的工作就用掉,但不為了消耗額度硬塞工作。 額度會過期是事實,拿它當理由去做本來不必做的事,是另一種浪費。

這裡面最大的轉變是心態:我不再把額度當成要省的東西,而是當成會過期的東西。 但「會過期」不等於「非用不可」。

哪些工作不能靠它

額度用完,在個人專案裡只是「今天先不做」。行政工作不一樣——很多事情有期限,而且期限是對外承諾過的。

所以我把手上的工作分成兩類。

可以等的:盤點、整理、草擬初稿、找資料。晚一天做,沒有人受影響。

不能等的:

  • 有截止日的公告——報名截止前要上架,晚了就白做
  • 活動當天的系統——報到、抽籤就在現場那個時間點,不能說「等額度恢復」
  • 要報出去的數字——期限是別人訂的,不是我訂的

對不能等的那一類,我的要求是:就算今天所有 AI 工具全部不能用,這件事還是做得完。

這不是口號,是在做的時候就要決定的事。舉兩個前面寫過的例子:

一、Day 17 的報到系統是純靜態網頁加雲端資料庫,上線之後不需要任何 AI 參與。 活動當天它會不會動,跟我還剩多少額度完全無關。這件事在當初選架構的時候就決定了。

二、公告那類工作,AI 幫的是「從沒有到有」那一段。 真的來不及,我自己寫一份比較醜、但資訊正確的版本,照樣上得了架。慢,但不會開天窗。

判斷方法很簡單:問自己「如果今天它完全不能用,這件事會怎樣?」答案是「晚一天」,那就不用準備什麼;答案是「開天窗」,那就要事先有一條不靠它的路。

但我要講清楚我沒做到的部分:我目前只有備援的設計,還不能說備援已經成立——因為我從來沒有真的演練過。上面那兩條路我相信走得通,可是我沒有在額度歸零的狀態下,實際從頭到尾跑過一次。

沒演練過的備援,嚴格講只是打算。 這一條我寫在這裡,也是寫給自己看的。

明天

Day 27:進入最後一段。哪些資料不能送出去——這是整個系列裡我最不想寫錯的一篇。


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